Privacyverklaring Bijlex B.V.

Bijlex B.V. ontwikkelt en beheert een digitaal onderwijsmiddel (rekenapp) voor scholen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Wij onderscheiden daarbij twee situaties:

• Bijlex als verwerkingsverantwoordelijke — voor gegevens van bezoekers van onze website en van (potentiële) klanten en schoolcontacten, bijvoorbeeld bij het beantwoorden van vragen, het sluiten van een overeenkomst en het versturen van facturen.

• Bijlex als verwerker — voor de persoonsgegevens die via de app worden verwerkt, met name van leerlingen en docenten. Voor die gegevens is de school de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover staan in onze Verwerkersovereenkomst Digitale Onderwijsmiddelen en de bijbehorende Privacybijsluiter, die integraal onderdeel uitmaken van de overeenkomst met de school. Bij tegenstrijdigheid met deze verklaring geldt voor die gegevens de Verwerkersovereenkomst.

Deze privacyverklaring gaat hoofdzakelijk over de eerste situatie. Voor de verwerking van leerling- en docentgegevens verwijzen wij naar de Verwerkersovereenkomst en de Privacybijsluiter.

Wij zijn Bijlex B.V., gevestigd te Boelelaan 1095a, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92212867. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@bijlex.nl.

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij persoonsgegevens voor:

• Contact en klantrelatiebeheer: het beantwoorden van vragen en het onderhouden van contact met (potentiële) klanten en scholen.

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van onze diensten aan scholen, het beheren van accounts en het bieden van ondersteuning.

• Facturatie en administratie: het opstellen en verwerken van facturen en het voldoen aan onze administratieve verplichtingen.

• Website-analyse (met toestemming): het meten en verbeteren van het gebruik van onze website met behulp van analytische diensten.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor het tonen van gerichte advertenties, voor profilering of voor andere commerciële doeleinden dan hierboven beschreven. Gegevens die via de app worden verwerkt, gebruiken wij nooit voor marketing of profilering.

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

• Facturatiegegevens: adres, btw-nummer en betaalgegevens van de school of organisatie.

• Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie en gegevens over uw gebruik van de website, verzameld via cookies en logbestanden voor de werking, beveiliging en analyse van de website.

Via de app verwerken wij als verwerker gegevens van leerlingen en docenten, zoals gebruikersnaam, e-mailadres, klas, school, voortgang en resultaten. Een volledig overzicht staat in de Privacybijsluiter bij de Verwerkersovereenkomst. Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Wij baseren onze verwerkingen op de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van onze diensten en het beheren van de klantrelatie.

• Wettelijke verplichting: voor het bewaren van administratieve en factuurgegevens ter naleving van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek).

• Toestemming: voor het plaatsen van analytische cookies en de daarmee samenhangende websitestatistieken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat nodig is en met passende waarborgen:

• Dienstverleners (subverwerkers): voor hosting, opslag en e-mailbezorging maken wij gebruik van Hetzner Online GmbH (Duitsland), Netlify, Inc. (EU-edge), Amazon Web Services EMEA SARL (regio Frankfurt) en STRATO AG (Duitsland). Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en op grond van een verwerkersovereenkomst. Een actueel overzicht staat in de Privacybijsluiter.

• Analytische diensten: wij gebruiken Google Analytics (Google Ireland Limited / Google LLC) en Microsoft Clarity (Microsoft Corporation) om het gebruik van onze website te meten. Dit gebeurt uitsluitend op basis van uw toestemming.

• Overheidsinstanties: indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze niet met derden voor commerciële doeleinden.

Onze subverwerkers voor hosting, opslag en e-mailbezorging verwerken gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze analytische diensten (Google Analytics en Microsoft Clarity) kunnen gegevens mede buiten de EER verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen conform hoofdstuk V van de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework en/of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's).

Wij gebruiken functionele en technisch noodzakelijke cookies die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website en de app (waaronder sessiecookies); hiervoor is geen toestemming vereist. Daarnaast gebruiken wij analytische cookies van Google Analytics en Microsoft Clarity om te meten hoe bezoekers onze website gebruiken en om de website te verbeteren. Deze analytische cookies plaatsen wij uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven; u kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken. Wij plaatsen geen marketing- of advertentiecookies.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang de wet dat voorschrijft:

• Factuur- en administratiegegevens: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.

• Leerling- en docentgegevens in de app: uiterlijk 12 maanden na beëindiging van de overeenkomst, tenzij de school om eerdere verwijdering verzoekt of een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft. De exacte termijnen staan in de Privacybijsluiter.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, conform artikel 32 AVG. De maatregelen zijn nader uitgewerkt in de Beveiligingsbijlage bij de Verwerkersovereenkomst.

U heeft onder de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar.

• Gaat het om gegevens waarvoor Bijlex verwerkingsverantwoordelijke is (website- en klantcontactgegevens)? Stuur uw verzoek dan naar info@bijlex.nl.

• Gaat het om gegevens van een leerling of docent in de app? Dan verloopt het verzoek via de school, die verwerkingsverantwoordelijke is. Bijlex verleent daaraan haar medewerking.

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op onze website, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

Voor vragen of klachten kunt u contact opnemen via:

• E-mail: info@bijlex.nl

• Post: Bijlex B.V., t.a.v. Privacy Officer, Boelelaan 1095a

U kunt een klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.